C-Teile-Management: Strategien für die Optimierung des Tail-Spend 🚀

• Das Problem: C-Teile und „Tail-Spend“ binden durch ineffiziente, manuelle Abläufe bis zu 80 % der Prozesskosten im Einkauf, obwohl sie nur einen Bruchteil des Einkaufsvolumens ausmachen.
• Die Strategie: Durch den Einsatz smarter Kataloglösungen und die Bündelung von Lieferanten (Single-Creditor-Ansatz) werden Beschaffungsprozesse digitalisiert und automatisiert.
• Der Nutzen: Unternehmen eliminieren “Wilden Einkauf” (Maverick Buying), gewinnen volle Transparenz über ihre Ausgaben und senken ihre administrativen Kosten massiv.

Inhaltsverzeichnis

1. Definition: C-Teile-Management

Das C-Teile-Management bezeichnet die strategische und operative Verwaltung von Gütern mit geringem Wert, aber hoher Verbrauchsmenge und Artikelvielfalt. Der Fokus liegt auf der Optimierung der Prozesse rund um die Beschaffung, Lagerung und den Verbrauch dieser Güter, um die durch sie verursachten hohen Verwaltungs- und Abwicklungskosten zu senken.

“Die kleinsten Ausgaben verursachen oft die größten Kopfschmerzen in der Verwaltung.”

2. Was sind C-Teile und “Tail-Spend”?

Das C-Teile-Management befasst sich mit der Beschaffung, Lagerung und Verwaltung von Gütern mit geringem Wert.

In der klassischen ABC-Analyse machen C-Teile oft nur 5–10 % des gesamten Beschaffungswerts aus, verursachen jedoch bis zu 80 % der gesamten Prozesskosten im Einkauf. Typische C-Teile sind:

• Büromaterial
• Arbeitsschutz (PSA)
• Verbrauchsmaterialien (Schrauben, Muttern, Klebstoffe, Dichtungen)
• Wartungs-, Reparatur- und Betriebsmaterial (MRO-Güter)

Der Begriff „Tail-Spend“ (auch Randbedarfe) beschreibt die kumulierten, meist unregelmäßigen und geringwertigen Ausgaben, die auf eine Vielzahl von Lieferanten verteilt sind. Er überlappt stark mit dem C-Teile-Management, da diese Ausgaben oft ungeplant, über Ad-hoc-Bestellungen und ohne zentrale Steuerung erfolgen. Die Optimierung dieses “Ausgabenschwanzes” birgt enormes Kostensenkungspotenzial.

3. Die Herausforderung: Hohe Prozesskosten und “Maverick Buying”

Die geringe Wertigkeit von C-Teilen verleitet viele Unternehmen dazu, diese als Randthema zu behandeln. Doch gerade hier lauern die größten Ineffizienzen und versteckten Kosten:

• Hohe Prozesskosten: Jeder manuelle Schritt (Bedarfsermittlung, Angebotseinholung, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung) kostet Zeit und Personal. Bei Tausenden von Kleinbestellungen summieren sich diese Kosten schnell.
• “Maverick Buying” (Wilder Einkauf): Mitarbeiter kaufen Bedarfe außerhalb vereinbarter Prozesse und Lieferanten, oft ad-hoc in Online-Shops. Das führt zu höheren Preisen, fehlender Transparenz und Compliancerisiken.
• Übermäßige Lieferantenvielfalt: Die Vielzahl an Einmallieferanten für Randbedarfe bindet unnötig Ressourcen in der Lieferantenverwaltung, -prüfung und im Rechnungsmanagement (Single Creditor vs. Many Creditors).
• Mangelnde Transparenz: Es ist oft unklar, welche C-Teile in welcher Menge und zu welchem Preis tatsächlich benötigt werden.

4. C-Teile-Management neu gedacht: Der Fokus auf Prozessoptimierung

Der neue Ansatz im C-Teile-Management verschiebt den Fokus vom reinen Materialpreis hin zur drastischen Reduzierung der Prozesskosten. Der Schlüssel liegt in der Digitalisierung und Automatisierung der operativen Beschaffungsabläufe. Ziel ist es, den Einkauf von Routineaufgaben zu entlasten, sodass er sich auf strategisch wichtigere A- und B-Teile konzentrieren kann.

“Die größte Einsparung liegt nicht im Preis des Produkts, sondern in der Geschwindigkeit des Prozesses.”

Kernstrategien sind:

• Konsolidierung: Reduzierung der Lieferantenanzahl für C-Teile auf wenige, idealerweise auf einen Single-Creditor-Ansatz (Ein-Rechnung-Prinzip über einen Marktplatz oder Distributor).
• Standardisierung: Vereinheitlichung der benötigten Artikel, um die Vielfalt zu reduzieren und Mengen zu bündeln.
• Automatisierung: Einführung digitaler Lösungen zur automatischen Bedarfsermittlung und Bestellauslösung (z. B. Kanban-Systeme, Ausgabeautomaten oder e-Procurement).
• Zentralisierung: Bündelung der Bedarfsdeckung in einer zentralen, einfach zu nutzenden digitalen Umgebung.

5. Smarte Kataloglösungen als zentraler Hebel

Smarte Kataloglösungen bilden das technologische Rückgrat für die moderne C-Teile-Beschaffung und die Optimierung des Tail-Spends. Sie überwinden die starren Grenzen traditioneller Kataloge und bieten eine zentralisierte, transparente und kontrollierte Einkaufsumgebung.

5.1. Elektronische Kataloge (OCI/Punchout)

Die Anbindung von Lieferantenkatalogen über OCI-Schnittstellen (Open Catalog Interface) oder Punchout-Lösungen in das eigene ERP- oder E-Procurement-System ist ein grundlegender Schritt. Mitarbeiter greifen direkt auf die aktuellen Sortimente und Preise des Lieferanten zu, innerhalb der vertrauten internen Umgebung. Dies verhindert Maverick Buying und gewährleistet Compliance.

5.2. Multi-Lieferanten-Kataloge und Marktplätze

Der wirkliche Game-Changer ist die Nutzung von Multi-Lieferanten-Plattformen oder B2B-Marktplätzen. Diese aggregieren das Angebot vieler Anbieter in einem einzigen Katalog.

Vorteile für die Tail-Spend-Optimierung:

• Bündelung der Angebote: Maximales Artikelspektrum bei minimaler Lieferanten-Vielfalt, da der Zugriff auf Millionen Artikel über eine Oberfläche erfolgt.
• Single-Creditor-Ansatz: Unabhängig von der Zahl der Ursprungslieferanten erhalten Sie oft nur eine konsolidierte Rechnung – dies führt zu einer drastischen Senkung des Verwaltungsaufwands in der Buchhaltung.
• Gesteuerte Freigaben: Kaufprozesse laufen über digitale Genehmigungsworkflows, die Compliance sicherstellen und Maverick Buying verhindern.
• Transparenz und Datenanalyse: Alle Bestellungen werden zentral erfasst, was eine detaillierte Analyse des Kaufverhaltens und die Identifikation von Einsparpotenzialen ermöglicht.

6. Deep Dive: Technologische Anforderungen für maximale Effizienz

Die bloße Einführung eines Katalogs reicht nicht aus. Um die Prozesskosten wirklich um bis zu 80 % zu senken, muss die Lösung bestimmte technologische Voraussetzungen erfüllen, die eine vollständige Automatisierung ermöglichen.

• Schnittstellen-Harmonisierung (OCI/Punchout): Die Kataloglösung muss eine nahtlose, stabile Verbindung über gängige Protokolle (OCI, cXML) zu Ihrem ERP-System (z. B. SAP, Oracle) bieten. Nur so können Artikelpreise und -verfügbarkeiten in Echtzeit abgerufen und die Bestellungen im internen System ausgelöst werden.
• Klassifizierung und Datenqualität: Die Artikeldaten müssen nach Industriestandards wie ECLASS oder UNSPSC klassifiziert sein. Dies ist entscheidend, um Dubletten zu vermeiden, Vergleiche zu ermöglichen und die Bestellungen automatisch den richtigen Kostenstellen zuzuordnen.
• Workflow-Engine: Eine integrierte, flexible Genehmigungs-Engine ist notwendig. Sie muss in der Lage sein, Bestellungen abhängig von Betrag, Kostenstelle oder Art des C-Teils automatisch zur Freigabe an die richtigen Personen zu leiten und so die Compliance zu gewährleisten.
• Dunkelverarbeitung (Straight-Through Processing): Das ultimative Ziel. Die Technologie muss in der Lage sein, den gesamten Procure-to-Pay-Prozess – von der Bestellung bis zur Rechnungsprüfung – ohne manuelle Eingriffe abzuwickeln, insbesondere bei Bestellungen unter einem festgelegten Schwellenwert. Dies ist der Schlüssel zur Elimination der hohen Prozesskosten.

7. Strategien zur Tail-Spend-Optimierung

Die Implementierung smarter Kataloglösungen muss in eine ganzheitliche Strategie eingebettet sein:

A. Datenanalyse und Kategorisierung
Der erste Schritt ist die Transparenz: Führen Sie eine detaillierte Spend-Analyse durch. Bereinigen und kategorisieren Sie Ihre Ausgabedaten, um festzustellen, was, wo, wie oft und bei wem gekauft wird. Identifizieren Sie die größten Pain Points (z. B. die Lieferanten mit den höchsten Prozesskosten) und das größte Bündelungspotenzial.

B. Lieferantenrationalisierung
Nutzen Sie die Daten, um die Lieferantenbasis radikal zu konsolidieren. Verlagern Sie alle identifizierten Randbedarfe auf die zentralen Kataloglösungen oder Marktplätze. Ziel: Weniger, aber strategischere Lieferanten für C-Teile, um bessere Konditionen zu verhandeln und den Verwaltungsaufwand zu minimieren.

C. Digitale Integration und Automatisierung
Integrieren Sie die gewählte Kataloglösung nahtlos über Schnittstellen wie OCI, EDI oder API in Ihr ERP-System. Dies ermöglicht die Dunkelverarbeitung (automatisierte, manuelle Eingriffe überflüssige Verarbeitung) von Bestellungen und Rechnungen – die höchste Form der Prozesseffizienz.

D. Change Management
Die beste Technologie nützt nichts, wenn sie nicht genutzt wird. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den Fachbereichen. Die zentrale Kataloglösung muss die nutzerfreundlichste und einfachste Option sein, um Tail-Spend zu decken – bequemer als die Suche im öffentlichen Internet.

8. Fazit: C-Teile-Management – Vom Randthema zum strategischen Vorteil

C-Teile und der damit verbundene Tail-Spend sind keine Randnotiz mehr, sondern ein strategischer Hebel zur Kostensenkung. Durch die Implementierung smarter Kataloglösungen und einer konsequenten Lieferantenkonsolidierung können Unternehmen:

• Prozesskosten drastisch senken (bis zu 80 % der Gesamtkosten).
• Transparenz über alle Ausgaben gewinnen.
• Compliance gewährleisten und Maverick Buying eliminieren.
• Den Einkauf strategisch entlasten.

Wer das C-Teile-Management neu denkt und auf digitale Automatisierung setzt, verwandelt versteckte Ausgaben in messbare Effizienzgewinne und sichert sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.

9. FAQ zum C-Teile-Management und Tail-Spend

Was ist der Hauptunterschied zwischen A-, B- und C-Teilen?

Der Unterschied liegt im Wertanteil und der Menge (ABC-Analyse): A-Teile: Hoher Wertanteil (ca. 70–80 %), geringe Menge. Strategisch wichtig. B-Teile: Mittlerer Wertanteil (ca. 10–20 %), mittlere Menge. C-Teile: Geringer Wertanteil (ca. 5–10 %), sehr hohe Menge und Artikelvielfalt. Hier dominieren die Prozesskosten.

Was versteht man unter dem „Single-Creditor“-Modell im C-Teile-Management?

Beim Single-Creditor-Modell (Ein-Kreditor-Modell) kauft das Unternehmen C-Teile zwar von vielen verschiedenen Ursprungslieferanten (oft über einen Marktplatz oder Distributor), erhält aber am Ende nur eine konsolidierte Rechnung von diesem zentralen Partner. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand in der Kreditorenbuchhaltung massiv.

Wie verhindern smarte Kataloge “Maverick Buying”?

Smarte Kataloge sind direkt in das interne Beschaffungssystem integriert und bieten den Nutzern das geprüfte und freigegebene Sortiment zu den verhandelten Preisen. Da der Bestellprozess innerhalb dieses Systems am einfachsten und schnellsten ist und die Freigabe-Workflows eingehalten werden, entfällt der Anreiz, außerhalb (wild) einzukaufen.

Lohnt sich die Investition in eine smarte Kataloglösung auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)?

Ja, unbedingt. Gerade KMU, die oft keine dedizierte Einkaufsabteilung für C-Teile haben, können durch die Automatisierung und Konsolidierung der hohen Prozesskosten massive Einsparungen erzielen und wertvolle Personalressourcen freisetzen.

Was ist OCI und warum ist es für das C-Teile-Management wichtig?

OCI (Open Catalog Interface) ist eine standardisierte Schnittstelle, die es ermöglicht, externe Lieferantenkataloge in Echtzeit in das eigene E-Procurement- oder ERP-System zu integrieren (Punchout). Der Nutzer wählt Artikel im externen Shop aus, die Bestellung wird aber im eigenen System ausgelöst und über die internen Genehmigungsworkflows gesteuert. Dies ist essenziell für Compliance und Prozesskontrolle.