Maverick Buying: Strategien gegen ungeplante Beschaffung & hohe Kosten

Der “wilde Einkauf” – im Fachjargon als Maverick Buying bekannt – ist ein weit verbreitetes Phänomen, das die Rentabilität vieler Unternehmen still und heimlich untergräbt. Wenn Mitarbeiter außerhalb der etablierten Beschaffungskanäle Waren oder Dienstleistungen ordern, führt dies nicht nur zu ungenutzten Rabatten aus Rahmenverträgen, sondern auch zu massiven Compliance-Risiken und intransparenten Kostenstrukturen. Dieser praxisorientierte Ratgeber zeigt Ihnen effektive Strategien und digitale Lösungsansätze, um Maverick Buying zu identifizieren, die Ursachen zu beheben und Ihre Beschaffungsprozesse nachhaltig zu kontrollieren. Gewinnen Sie die volle Spend Visibility zurück und verwandeln Sie den Einkauf von einer Kostenstelle in einen strategischen Werttreiber.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Maverick Buying? Definition und Herkunft
2. Die fatalen Risiken des “Wilden Einkaufs”
   • Finanzielle Einbußen und versteckte Kosten
   • Compliance- und Qualitätsrisiken
   • Mangelnde Transparenz und schlechtere Verhandlungsposition
3. Die wahren Ursachen: Warum umgehen Mitarbeiter den Einkauf?
   • Zeitdruck und umständliche Prozesse
   • Unkenntnis der Richtlinien und fehlende Schulung
   • Unzufriedenheit mit dem zentralen Einkauf
4. Effektive Strategien: Maverick Buying erkennen und verhindern
   • Strategie 1: Prozesse vereinfachen und digitalisieren (E-Procurement)
   • Strategie 2: Klare Richtlinien und Governance etablieren
   • Strategie 3: Schulung, Kommunikation und Anreize
   • Strategie 4: Lieferantenmanagement und Kataloge
5. Fazit: Kontrollierter Einkauf als Wettbewerbsvorteil
6. FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Maverick Buying

1. Was ist Maverick Buying? Definition und Herkunft

Der Begriff Maverick Buying beschreibt einen Vorgang im Unternehmen, bei dem Mitarbeiter Waren, Materialien oder Dienstleistungen außerhalb der offiziellen und etablierten Beschaffungswege einkaufen. Er ist auch bekannt als der “wilde Einkauf” oder “Einkauf am Einkauf vorbei”.

Der Name geht auf den texanischen Viehzüchter Samuel A. Maverick zurück, der seine Rinder im 19. Jahrhundert nicht brandmarkte – ein Zeichen für Unabhängigkeit und das Abweichen von der Norm. Übertragen auf das Beschaffungswesen bedeutet dies:

• Der Einkauf wird nicht oder zu spät in den Prozess eingebunden.
• Es werden nicht-gelistete Lieferanten oder falsche Kanäle genutzt.
• Bestehende, verhandelte Rahmenverträge werden umgangen.

Unabhängig davon, ob es sich um die dringende Bestellung von Büromaterial, die eigenmächtige Anschaffung einer Softwarelizenz oder ein teures Ersatzteil handelt: Maverick Buying ist ein Problem, das Unternehmen empfindlich treffen kann.

2. Die fatalen Risiken des “Wilden Einkaufs”

Maverick Buying ist kein Kavaliersdelikt, sondern eine ernstzunehmende Bedrohung für die finanzielle und operative Stabilität eines Unternehmens.

Finanzielle Einbußen und versteckte Kosten

Der offensichtlichste Nachteil sind die Mehrkosten. Durch das Umgehen von Rahmenverträgen gehen folgende Vorteile verloren:

• Verlust von Preisvorteilen: Verhandelte Mengenrabatte oder bessere Konditionen werden nicht genutzt.
• Höhere Prozesskosten: Wildbestellungen verursachen Mehraufwand in der Rechnungsprüfung, beim Controlling und in der Logistik, da keine Bestellreferenzen existieren.
• Budgetüberschreitungen: Ungeplante Ausgaben führen zu einer schlechteren Budgetkontrolle.

Studien schätzen, dass Maverick Buying im Durchschnitt zu Mehrkosten von 5 bis 15 Prozent des betroffenen Einkaufsvolumens führen kann.

Compliance- und Qualitätsrisiken

Wenn der Einkauf umgangen wird, können kritische Prüfungen entfallen. Dies kann zu:

• Gefährdung der Compliance: Produkte entsprechen möglicherweise nicht internen Qualitäts- oder Sicherheitsstandards (z. B. IT-Sicherheit, Arbeitsschutz).
• Schlechtere Produktqualität: Es werden Lieferanten gewählt, die nicht gemäß der Unternehmensrichtlinien geprüft und freigegeben wurden.
• Rechtlichen Risiken: Besonders bei Software-Lizenzen oder Cloud-Diensten drohen bei ungeplanten Käufen Lizenzverstöße und teure Nachzahlungen.

Mangelnde Transparenz und schlechtere Verhandlungsposition

Jeder ungeplante Kauf trübt das Gesamtbild über die Ausgaben.

• Kein Überblick über Ausgaben (Spend Visibility): Es ist schwer, das tatsächliche Einkaufsvolumen für bestimmte Warengruppen zu ermitteln.
• Geschwächte Verhandlungsposition: Ohne gesicherte Volumina können Einkäufer bei strategischen Lieferanten keine optimalen Konditionen aushandeln.

3. Die wahren Ursachen: Warum umgehen Mitarbeiter den Einkauf?

Mitarbeiter handeln in den seltensten Fällen aus böser Absicht. Meistens sind es strukturelle Probleme, die zum “wilden Einkauf” führen.

 
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4. Effektive Strategien: Maverick Buying erkennen und verhindern

Um Maverick Buying nachhaltig zu eliminieren, müssen Unternehmen eine Kombination aus Technologie, Governance und Kulturmaßnahmen ergreifen.

Strategie 1: Prozesse vereinfachen und digitalisieren (E-Procurement)

Der wichtigste Hebel ist die Vereinfachung des konformen Einkaufswegs. Der “richtige” Weg muss der einfachste Weg sein.

• Einführung einer E-Procurement-Lösung: Ein zentrales System (z. B. Purchase-to-Pay-Software) leitet den Nutzer intuitiv durch den Bestellprozess – von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsfreigabe.
• Digitale Genehmigungsworkflows: Klare, automatisierte Freigabeprozesse, die sich an Schwellenwerten oder Warengruppen orientieren und Zeit sparen.
• Nutzung von Lieferantenkatalogen: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, freigegebene Produkte zu vereinbarten Preisen über digitale Kataloge (e-Kataloge) zu bestellen – ohne Freitextbestellungen.

Strategie 2: Klare Richtlinien und Governance etablieren

Transparenz und Verbindlichkeit schaffen die Basis für regelkonformes Verhalten.

• Einfache, klare Einkaufsrichtlinien: Erstellen Sie leicht verständliche Anweisungen, wer, wann, was und wie bestellen darf.
• Maverick Buying Quote messen: Ermitteln Sie den Anteil der Wildbestellungen am Gesamteinkaufsvolumen, um das Problem zu quantifizieren und den Erfolg von Maßnahmen zu überprüfen.
• Zentrale Vertragsverwaltung: Verwalten Sie alle Rahmenverträge zentral und digital, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter wissen, welche Konditionen und Lieferanten gelten.

Strategie 3: Schulung, Kommunikation und Anreize

Technologie alleine reicht nicht; die Unternehmenskultur muss mitziehen.

• Regelmäßige Schulungen: Informieren Sie Mitarbeiter über die Risiken des Maverick Buyings und die korrekten Beschaffungswege.
• Kommunikation der Relevanz: Erklären Sie, welche finanziellen Vorteile durch die Einhaltung der Regeln für das gesamte Unternehmen entstehen.
• Fokus auf Service: Der zentrale Einkauf sollte sich als interner Dienstleister positionieren, dessen Ziel es ist, die Fachabteilungen optimal und schnell zu versorgen.

Strategie 4: Lieferantenmanagement und Kataloge

Begrenzen Sie die Möglichkeiten zum Abweichen.

• Bevorzugte Lieferanten (Preferred Suppliers): Arbeiten Sie mit einer klaren Liste zugelassener Lieferanten.
• “Guided Buying”: Führen Sie Mitarbeiter im digitalen System so, dass sie primär auf freigegebene Lieferanten und Produkte stoßen. Bieten Sie für alle gängigen Bedarfe einfache Bestellmöglichkeiten an.

5. Fazit: Kontrollierter Einkauf als Wettbewerbsvorteil

Maverick Buying ist ein Indikator für verbesserungswürdige Prozesse und mangelnde Transparenz. Ein konsequentes Vorgehen gegen den “wilden Einkauf” durch Digitalisierung (E-Procurement), klare Governance und eine serviceorientierte Einkaufskultur führt nicht nur zu erheblichen Kosteneinsparungen, sondern stärkt auch die Compliance und die strategische Position des Unternehmens im Wettbewerb. Der Weg zu einem kontrollierten und effizienten Einkauf ist die Investition in die Zukunftssicherheit Ihres Unternehmens.

6. FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Maverick Buying

F: Wie hoch sind die Kosten durch Maverick Buying im Durchschnitt?

A: Es gibt keine einheitliche Zahl, aber Schätzungen gehen davon aus, dass Maverick Buying zu Mehrkosten von 5 bis 15 Prozent des betroffenen Beschaffungsvolumens führen kann. Diese Kosten entstehen durch höhere Einzelpreise, entgangene Rabatte und erhöhte Prozesskosten in der Verwaltung.

F: Betrifft Maverick Buying nur große Unternehmen?

A: Nein. Während große, dezentrale Unternehmen aufgrund ihrer Komplexität oft höhere Maverick-Buying-Quoten aufweisen, betrifft das Problem prinzipiell jedes Unternehmen. Besonders im Mittelstand, wo Prozesse oft weniger formalisiert sind, können C-Teile (Bürobedarf, kleine Werkzeuge) leicht am Einkauf vorbei bestellt werden.

F: Was ist der Unterschied zwischen Maverick Buying und E-Procurement?

A: Maverick Buying ist das Problem: der Kauf außerhalb der Regeln. E-Procurement (elektronische Beschaffung) ist die Lösung: Es beschreibt die digitale Abwicklung des Einkaufsprozesses (z. B. über eine Software). Ein gut implementiertes E-Procurement-System ist die effektivste technologische Strategie, um Maverick Buying zu verhindern.

F: Wie ermittle ich meine Maverick Buying Quote?

A: Die Quote wird ermittelt, indem Sie das Volumen der unkontrollierten Bestellungen (z. B. Rechnungen ohne Bestellbezug, Bestellungen bei nicht-gelisteten Lieferanten) ins Verhältnis zum Gesamtbeschaffungsvolumen setzen. Eine detaillierte Analyse der Rechnungs- und Bestelldaten ist hierfür notwendig.

F: Sollten Mitarbeiter für Maverick Buying bestraft werden?

A: Disziplinarische Maßnahmen sollten das letzte Mittel sein. Experten raten dazu, zuerst die Ursachen zu beheben (zu langsame Prozesse, fehlende Schulung). Es ist effektiver, Anreize für die Einhaltung der Regeln zu schaffen und den konformen Einkaufsweg so einfach und schnell wie möglich zu gestalten.