Einkaufscontrolling Tools – Ratgeber zu KPIs, Leistungsverrechnung & Performance

Effektives Einkaufscontrolling ist der Schlüssel zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit. Es basiert auf der systematischen Messung der Einkaufsleistung mithilfe von Key Performance Indicators (KPIs), der transparenten Leistungsverrechnung der Einkaufskosten und einer kontinuierlichen Performance-Messung. Moderne Einkaufscontrolling Tools (wie ERP-Module, spezielle Controlling-Software oder BI-Lösungen) liefern die notwendige Datenbasis, um den Einkauf vom Kostenfaktor zum strategischen Werttreiber zu entwickeln.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Einkaufscontrolling?
2. Die zentralen Kennzahlen (KPIs) im Einkauf
   • 2.1. Kostenbezogene KPIs
   • 2.2. Prozessbezogene KPIs
   • 2.3. Lieferantenbezogene KPIs
3. Leistungsverrechnung: Einkaufskosten transparent machen
4. Performance-Messung und strategische Steuerung
5. Fazit: Die Zukunft der Einkaufscontrolling Tools
6. FAQ – Häufige Fragen zu Einkaufscontrolling Tools

1. Was ist Einkaufscontrolling?

Einkaufscontrolling ist ein systematischer Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozess der Beschaffungsaktivitäten. Es hat die Aufgabe, die Effizienz und Effektivität des Einkaufs messbar zu machen und seinen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg transparent darzustellen. Es ist die Basis für fundierte strategische Entscheidungen im Beschaffungsmanagement.

2. Die zentralen Kennzahlen (KPIs) im Einkauf

Key Performance Indicators (KPIs) sind die unverzichtbaren Messgrößen. Sie gliedern sich typischerweise in operative und strategische Kennzahlen und sollten stets SMART (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Terminiert) definiert werden.

2.1. Kostenbezogene KPIs

Diese KPIs fokussieren sich auf die wirtschaftliche Leistung des Einkaufs.

• Einsparquote (Savings): Direkter Nachweis des Wertbeitrags und der Verhandlungserfolge. Berechnet sich aus der Differenz zwischen Basiskosten und tatsächlichen Kosten, geteilt durch die Basiskosten.
• Einkaufsvolumen: Die Basisgröße für die Bündelung und Strategieentwicklung (Gesamtwert der beschafften Güter/Dienstleistungen).
• Einkaufskostenquote: Indikator für die Effizienz der Einkaufsorganisation (Interne Kosten vs. verwaltetes Volumen).
• Total Cost of Ownership (TCO): Ermöglicht eine ganzheitliche Kostenbetrachtung, da sie alle Kosten über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts (Kaufpreis, Logistik, Wartung etc.) einschließt.

2.2. Prozessbezogene KPIs

Sie bewerten die Effizienz der internen Abläufe und Prozesse.

• Bestellzykluszeit: Zeigt die Prozessgeschwindigkeit und den Grad der Digitalisierung an (Zeit von der Bedarfsanforderung bis zur erteilten Bestellung).
• Kosten je Bestellvorgang: Messgröße für die effiziente Abwicklung von Bestellungen (Gesamte Prozesskosten des Einkaufs geteilt durch die Anzahl der Bestellungen).
• Nachträgliche Bestellungen (After-the-Fact POs): Indikator für mangelnde Prozesseinhaltung und fehlende Compliance, da diese Bestellungen erst nach Wareneingang erfasst werden.

2.3. Lieferantenbezogene KPIs

Diese Kennzahlen messen die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferanten.

• Liefertermintreue: Wichtigster Indikator für die Liefer-Performance und Planbarkeit (Anteil pünktlicher Lieferungen).
• Reklamationsquote: Maß für die gelieferte Qualität und die Zuverlässigkeit der Produkte/Dienstleistungen (Anteil beanstandeter Lieferungen).
• Lieferantenkonsolidierungsgrad: Zeigt das Potenzial zur Lieferantenbündelung (Anzahl aktiver Lieferanten im Verhältnis zum Einkaufsvolumen).

 
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3. Leistungsverrechnung: Einkaufskosten transparent machen

Die Leistungsverrechnung im Einkaufscontrolling dient dazu, die internen Kosten der Einkaufsabteilung (Gehälter, IT-Systeme, Sachkosten) verursachungsgerecht auf die jeweiligen Leistungsempfänger (z. B. Fachabteilungen oder Projekte) umzulegen.

Das Ziel ist, die Leistung des Einkaufs nicht nur als Kostenfaktor, sondern als interne Dienstleistung sichtbar zu machen. Dies schafft Transparenz über die Kostenstruktur und unterstützt die Budgetplanung.

Häufig wird mit Verrechnungssätzen gearbeitet, die auf Basis des internen Aufwands pro Bestellvorgang oder pro Leistungseinheit kalkuliert werden.

4. Performance-Messung und strategische Steuerung

Moderne Einkaufscontrolling Tools (wie spezialisierte Procurement-Suiten oder Module in ERP-Systemen wie SAP oder Oracle, ergänzt durch Business Intelligence (BI)-Lösungen) sind essenziell für eine effektive Performance-Messung.

Wesentliche Funktionen von Controlling-Tools:

• Datenintegration: Bündelung von Daten aus ERP, Lager, Buchhaltung und Lieferantenmanagement.
• Dashboarding: Visualisierung der KPIs in Echtzeit für schnelle Entscheidungen.
• Benchmarking: Vergleich der eigenen Kennzahlen mit Branchenstandards oder Best-in-Class-Werten.
• Plan-Ist-Vergleich: Kontinuierliche Überwachung der Zielerreichung und frühzeitige Identifikation von Abweichungen.

Die Messung dient der strategischen Steuerung. Durch die Analyse der Kennzahlen können beispielsweise frühzeitig Engpässe identifiziert, Verhandlungsstrategien angepasst oder Digitalisierungsprojekte initiiert werden.

5. Fazit: Die Zukunft der Einkaufscontrolling Tools

Einkaufscontrolling ist unverzichtbar, um den Einkauf als strategischen Werttreiber im Unternehmen zu positionieren. Durch die konsequente Nutzung relevanter KPIs, die transparente Leistungsverrechnung und den Einsatz moderner Einkaufscontrolling Tools gelingt es, Einsparpotenziale zu realisieren, Risiken zu minimieren und die gesamte Performance des Unternehmens nachhaltig zu steigern. In Zeiten von Digitalisierung und Lieferketten-Resilienz wird die datenbasierte Steuerung des Einkaufs immer wichtiger und der Einsatz spezialisierter Software zur Pflicht.

6. FAQ – Häufige Fragen zu Einkaufscontrolling Tools

Welche Tools sind für Einkaufscontrolling am besten geeignet?

Es gibt keine Universallösung. Viele Unternehmen nutzen ERP-Module (z. B. SAP MM/SRM), ergänzt durch spezialisierte E-Sourcing- oder Spend-Analysis-Tools und Business-Intelligence-Software (z. B. Tableau, Power BI) für die anspruchsvolle Datenvisualisierung und -analyse.

Was ist der Unterschied zwischen operativen und strategischen KPIs?

Operative KPIs messen die tägliche Effizienz (z. B. Bestellzykluszeit, Liefertermintreue). Strategische KPIs messen den Beitrag zu den langfristigen Unternehmenszielen (z. B. Einsparquote, TCO, Anteil des Volumens über Rahmenverträge).

Wie vermeidet man einen Kennzahlenfriedhof im Einkaufscontrolling?

Wählen Sie nur relevante und steuerbare Kennzahlen (maximal 10 bis 15) aus, die direkt mit den Unternehmenszielen verknüpft sind. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und stellen Sie die Datenqualität sicher.