Spend-Analyse in 4 Schritten: So identifizieren Sie die größten Einsparpotenziale in Ihrem Unternehmen

Eine Spend-Analyse (Ausgabenanalyse) ist ein systematischer Prozess zur Erfassung, Bereinigung, Klassifizierung und Analyse aller externen Ausgaben eines Unternehmens. Ihr Hauptziel ist es, vollständige Transparenz über die Beschaffungsausgaben zu schaffen, Einsparpotenziale zu identifizieren und die strategische Beschaffung zu optimieren.

Dieser Ratgeber führt Sie in vier Schritten durch den Prozess der Spend-Analyse, um die größten Einsparpotenziale in Ihrem Unternehmen aufzudecken.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Spend-Analyse?
2. Vorteile der Spend-Analyse
3. Spend-Analyse in 4 Schritten: Einsparungen gezielt identifizieren
   • Schritt 1: Datenerfassung und -bereinigung
   • Schritt 2: Datenklassifizierung und Kategorisierung
   • Schritt 3: Datenanalyse und Einsparpotenziale erkennen
   • Schritt 4: Strategieableitung und Umsetzung
4. Fazit: Spend-Analyse als strategischer Wettbewerbsvorteil
5. FAQ zur Spend-Analyse

1. Was ist Spend-Analyse?

Die Spend-Analyse ist ein Kernelement des Spend Managements. Es handelt sich um eine datengestützte Methodik, bei der detaillierte Informationen über das Einkaufsverhalten des Unternehmens gesammelt, aufbereitet und ausgewertet werden.

Im Grunde beantwortet die Spend-Analyse die drei elementaren Fragen des Einkaufs:

• Wer kauft ein (Abteilung, Kostenstelle)?
• Was wird gekauft (Warengruppe, Produkt, Dienstleistung)?
• Von wem wird gekauft (Lieferant)?

Durch die Beantwortung dieser Fragen erhalten Unternehmen einen tiefen Einblick in ihre Ausgabenstruktur und können fundierte Entscheidungen zur Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung treffen.

2. Vorteile der Spend-Analyse

Die Implementierung einer systematischen Spend-Analyse bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche strategische Vorteile, die weit über bloße Kostensenkung hinausgehen:

 
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3. Spend-Analyse in 4 Schritten: Einsparungen gezielt identifizieren

Um die größten Einsparpotenziale zu identifizieren, ist ein strukturierter, vierstufiger Ansatz entscheidend.

Schritt 1: Datenerfassung und -bereinigung

Die Qualität Ihrer Analyse steht und fällt mit der Qualität der zugrunde liegenden Daten.

• Datenerfassung: Sammeln Sie alle relevanten Einkaufsdaten aus unterschiedlichen Quellen (ERP-Systeme, Kreditorenbuchhaltung, E-Procurement-Plattformen, Kreditkartenabrechnungen). Die Daten sollten Informationen über den Rechnungsbetrag, das Kaufdatum, den Lieferanten und die gekauften Artikel enthalten.
• Datenbereinigung (Cleansing): Rohdaten sind oft inkonsistent. Standardisieren Sie die Daten, indem Sie Tippfehler, unterschiedliche Schreibweisen von Lieferantennamen oder Währungen vereinheitlichen. Entfernen Sie Duplikate.

💡 Praxis-Tipp: Bei der Bereinigung kann der Einsatz von KI-gestützten Tools oder spezialisierten Spend-Analysis-Lösungen den manuellen Aufwand drastisch reduzieren.

Schritt 2: Datenklassifizierung und Kategorisierung

Nach der Bereinigung müssen die Daten in eine sinnvolle Struktur gebracht werden.

• Kategorisierung (Classification): Ordnen Sie jeden Ausgabenposten einer hierarchischen Warengruppe zu. Dies kann von allgemeinen Kategorien (z.B. “Indirekter Einkauf”) bis hin zu sehr spezifischen Unterkategorien (z.B. “IT-Zubehör” > “Druckerpatronen”) reichen.
• Lieferantenkonsolidierung: Führen Sie alle Ausgaben für ein und denselben Lieferanten zusammen, auch wenn dieser unter verschiedenen Namen oder Adressen in Ihren Daten auftaucht (z.B. “Mustermann GmbH”, “Mustermann & Co. GmbH”).
• Dimensionszuordnung: Weisen Sie die Ausgaben relevanten Dimensionen zu (z.B. Kostenstelle, Region, Vertragstyp).

Die einheitliche Klassifizierung ist das Herzstück der Spend-Analyse. Sie ermöglicht den direkten Vergleich von Ausgaben über Abteilungen und Zeiträume hinweg.

Schritt 3: Datenanalyse und Einsparpotenziale erkennen

Nutzen Sie die aufbereiteten Daten, um Muster, Anomalien und die größten Hebel für Einsparungen zu identifizieren. Hier kommen verschiedene Analysetechniken zum Einsatz:

• ABC-Analyse: Priorisieren Sie Ihre Ausgaben.
  • A-Teile: 70–80 % des Gesamtausgabenvolumens, aber nur 10–20 % der Artikel/Lieferanten. Hier liegt das höchste Einsparpotenzial!
  • B-Teile: Mittleres Volumen, mittlere Anzahl.
  • C-Teile: Geringes Volumen, aber hoher Anteil an Artikeln/Lieferanten. Hier sind Prozessoptimierungen (z.B. Automatisierung) sinnvoller als Verhandlungen.
• Lieferanten-Analyse:
  • Identifizieren Sie Maverick Buying (Einkäufe, die nicht über Rahmenverträge abgewickelt wurden).
  • Vergleichen Sie die Preise desselben Artikels bei verschiedenen Lieferanten.
  • Prüfen Sie, ob Sie das Einkaufsvolumen bei A-Lieferanten bündeln können, um bessere Konditionen zu verhandeln.
• Artikel- und Kategorie-Analyse:
  • Bestimmen Sie die Top-5-Kategorien mit den höchsten Gesamtausgaben.
  • Suchen Sie nach übermäßiger Produktvielfalt oder Nicht-Standard-Artikeln, die durch Standardprodukte ersetzt werden könnten (Standardisierung).

Schritt 4: Strategieableitung und Umsetzung

Die Analyse allein führt nicht zu Einsparungen; erst die daraus abgeleiteten Maßnahmen realisieren das Potenzial.

• Strategieentwicklung: Leiten Sie für die identifizierten A-Kategorien klare Sourcing-Strategien ab:
  • Beispiel Bündelung: Das Einkaufsvolumen für Kategorie X wird von 5 auf 2 Kernlieferanten konzentriert, um einen Mengenrabatt zu erzielen.
  • Beispiel Maverick Buying: Etablierung eines verpflichtenden E-Procurement-Systems.
• Ziele festlegen: Setzen Sie messbare, realistische und zeitgebundene Einsparziele (SMART-Ziele).
• Verhandlung und Umsetzung: Nutzen Sie die Analyseergebnisse (z.B. Preisdiskrepanzen) als Verhandlungsgrundlage mit den Lieferanten.
• Monitoring und Controlling: Überwachen Sie kontinuierlich die Umsetzung der Maßnahmen und messen Sie die tatsächlichen Einsparungen. Eine regelmäßige (z.B. quartalsweise) Wiederholung der Spend-Analyse sorgt für eine nachhaltige Optimierung der Einkaufsprozesse.

Fazit: Spend-Analyse als strategischer Wettbewerbsvorteil

Die Spend-Analyse ist weit mehr als nur eine einmalige Sparmaßnahme; sie ist der strategische Kompass für Ihren Einkauf. Indem Sie die vier Schritte der Datenerfassung, Klassifizierung, Analyse und Strategieableitung konsequent durchlaufen, verwandeln Sie unstrukturierte Ausgaben in messbare Einsparpotenziale. Die gewonnene Transparenz ermöglicht es Ihnen, Maverick Buying zu beenden, Ihr Einkaufsvolumen zu bündeln und die Verhandlungsposition gegenüber Ihren Lieferanten nachhaltig zu stärken. Beginnen Sie noch heute mit der Bereinigung Ihrer Daten, um die größten Einsparungen im Unternehmen freizusetzen und Ihren Wettbewerbsvorteil zu sichern.

5. FAQ zur Spend-Analyse

Was ist der Unterschied zwischen Spend Analysis und Spend Management?

Spend Analysis (Ausgabenanalyse) ist der analytische Prozess des Sammelns, Bereinigens und Kategorisierens von Ausgabendaten. Sie ist die Grundlage und liefert die Erkenntnisse. Spend Management ist der ganzheitliche Ansatz zur Steuerung aller Unternehmensausgaben, einschließlich strategischer Beschaffung, Vertragsmanagement, Risikomanagement und der eigentlichen Spend Analysis. Die Analyse ist somit ein Teil des Managements.

Wie oft sollte eine Spend-Analyse durchgeführt werden?

Eine erste, umfassende Analyse sollte einmal zu Beginn des Prozesses erfolgen. Danach ist ein kontinuierliches Monitoring (z.B. monatlich oder quartalsweise) der aktuellen Ausgaben notwendig, um Trends frühzeitig zu erkennen und die Wirksamkeit der umgesetzten Strategien zu überprüfen.

Was ist Maverick Buying und warum ist es relevant für die Spend-Analyse?

Maverick Buying bezeichnet den Einkauf von Gütern oder Dienstleistungen außerhalb der vertraglich vereinbarten Prozesse oder bei nicht autorisierten Lieferanten. Die Spend-Analyse identifiziert Maverick Buying, da diese Ausgaben in den Daten als “unstrukturiert” oder bei nicht-präferierten Lieferanten auftauchen. Durch die Eliminierung von Maverick Buying kann ein Unternehmen die in Rahmenverträgen ausgehandelten Konditionen vollständig nutzen und so erhebliche Einsparungen realisieren.

Welche Datenquellen sind für die Analyse am wichtigsten?

Die wichtigsten Datenquellen sind in der Regel:

1. Rechnungsdaten (aus Kreditorenbuchhaltung oder ERP-System).
2. Bestelldaten (aus E-Procurement oder ERP-System).
3. Vertragsdaten (zur Überprüfung, ob vertragliche Preise eingehalten wurden).

Eine vollständige Analyse erfordert die Integration von Daten aus allen Systemen, die Ausgaben generieren.