Einkaufsoptimierung in IT & Telekommunikation

Definition: Was ist Einkaufsoptimierung in IT und Telekommunikation?

Einkaufsoptimierung in IT und Telekommunikation bezeichnet die strategische Neuausrichtung aller Beschaffungsprozesse für Hardware, Software-Lizenzen, Cloud-Services und Mobilfunkverträge.

Das primäre Ziel ist dabei nicht nur die kurzfristige Senkung der Einkaufspreise, sondern die nachhaltige Reduzierung der Total Cost of Ownership (TCO). Dies wird erreicht durch Bündelung von Volumina, Eliminierung von “Schatten-IT”, Optimierung des Lizenzmanagements (SAM) und die Neuverhandlung von Service-Level-Agreements (SLAs). Erfolgreiche Optimierung schafft Transparenz, reduziert Compliance-Risiken und erhöht die Agilität des Unternehmens.

1. Warum der IT-Einkauf heute komplexer ist denn je

Früher kaufte man Server und Desktop-PCs und schloss Wartungsverträge ab. Heute ist die Landschaft fragmentiert und dynamisch. Einkaufsleiter und CIOs stehen vor neuen Herausforderungen:

• SaaS-Inflation: Fachabteilungen buchen Software-Abos oft an der IT vorbei (Maverick Buying / Schatten-IT). Dies führt zu redundanten Lizenzen und Sicherheitslücken.
• Vendor Lock-in: Cloud-Provider binden Kunden durch technische Abhängigkeiten und komplexe Egress-Gebühren.
• Hybride Arbeitswelten: Der Bedarf an mobiler Hardware und flexiblen Datentarifen für das Homeoffice hat die Telekommunikationskosten explodieren lassen.

Eine reine Preisverhandlung reicht hier nicht mehr aus. Es bedarf eines tiefen technischen Verständnisses gepaart mit kaufmännischer Exzellenz.

2. Die drei Säulen der Optimierung: Hardware, Software & Telco

Um maximale Effizienz zu erreichen, müssen Sie die drei Hauptkategorien getrennt betrachten, da sie unterschiedlichen Marktmechanismen folgen.

A. Software & Cloud (Lizenzmanagement)

Hier liegt meist das größte Einsparpotenzial. Software wird nicht mehr “gekauft”, sondern gemietet.

“Die teuerste Software ist heute nicht mehr die mit dem höchsten Listenpreis, sondern diejenige, die monatlich bezahlt, aber von niemandem im Unternehmen genutzt wird.”

• Ungenutzte Lizenzen (Shelfware): Identifizieren Sie User, die teure Lizenzen (z.B. Microsoft 365 E5) haben, aber nur Basisfunktionen nutzen. Ein Downgrade auf E3 oder F3 spart sofort Geld.
• SaaS-Konsolidierung: Prüfen Sie, ob Sie drei verschiedene Projektmanagement-Tools (z.B. Asana, Trello, Jira) im Einsatz haben und konsolidieren Sie auf eine Enterprise-Lösung.
• Compliance-Check: Unterlizenzierung kann bei Audits extrem teuer werden. Überlizenzierung verbrennt Geld. Ein aktives Software Asset Management (SAM) ist Pflicht.

B. Hardware (Lifecycle Management)

Hardware ist oft ein “Commodity”-Geschäft, aber die Prozesskosten sind hoch.

• Standardisierung: Reduzieren Sie den Warenkorb auf wenige Standard-Modelle. Das erhöht das Einkaufsvolumen pro Einheit und vereinfacht den Support.
• Buy vs. Lease: In Zeiten schneller Technologiezyklen kann Leasing (“Device as a Service”) Liquidität schonen und die Entsorgung regeln, ist aber auf die Laufzeit gesehen oft teurer als der Kauf. Rechnen Sie den TCO genau durch.
• Nutzungsdauer verlängern: Muss das Notebook wirklich nach 3 Jahren getauscht werden? Eine Verlängerung auf 4 oder 5 Jahre senkt die jährlichen Abschreibungen massiv.

C. Telekommunikation (Mobile & Data)

Tarifstrukturen sind oft undurchsichtig und veraltet.

• Daten-Pooling: Nutzen Sie Rahmenverträge, bei denen sich alle Mitarbeiter ein gemeinsames Datenvolumen teilen. Das gleicht Schwankungen zwischen Power-Usern und Wenig-Nutzern aus.
• Inaktive SIM-Karten: In vielen Unternehmen werden monatlich Gebühren für SIM-Karten bezahlt, die seit Monaten in einer Schublade liegen (“Karteileichen”). Ein monatliches Reporting der 0-Byte-Nutzer ist essenziell.
• Roaming-Fallen: Trotz EU-Regulierung lauern Kostenfallen in der Schweiz oder Übersee. Prüfen Sie spezialisierte IoT- oder Business-Tarife für Reisende.

3. Strategische Hebel: So senken Sie Kosten nachhaltig

Operative Einsparungen sind gut, strategische Änderungen sind besser. Nutzen Sie diese Methoden:

Bedarfsmanagement (Demand Management)

Hinterfragen Sie den Bedarf bevor bestellt wird. Braucht der Vertriebsmitarbeiter wirklich das teuerste iPhone Pro, oder reicht das Standardmodell für die Jobanforderungen? Definieren Sie klare Profile für Nutzergruppen.

Bündelung und Rahmenverträge

Zersplitterte Lieferantenbasis kostet Zeit und Geld. Bündeln Sie Volumina bei wenigen strategischen Partnern. Dies gibt Ihnen Hebelwirkung bei Preisverhandlungen und Bonus-Rückvergütungen (Kickbacks).

Ausschreibungen (Tendering)

Führen Sie regelmäßig (alle 2-3 Jahre) professionelle Ausschreibungen durch, auch wenn Sie mit dem aktuellen Lieferanten zufrieden sind. Nur so prüfen Sie den Marktpreis (“Market Check”). Oft bewegt sich der Stammlieferant preislich erst, wenn er echte Konkurrenz spürt.

4. Deep Dive: Cloud FinOps – Die Kostenfalle bei AWS, Azure & Co. beherrschen

Der Wechsel von lokalen Servern (On-Premises) in die Cloud verlagert Kosten von Investitionsausgaben (Capex) zu Betriebsausgaben (Opex). Doch ohne Kontrolle explodieren diese variablen Kosten schnell. Hier kommt FinOps (Financial Operations) ins Spiel – die kulturelle und technische Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung, IT und Einkauf.

Setzen Sie folgende vier Deep-Dive-Strategien um, um die Cloud-Rechnung zu zähmen:

• 1. Rightsizing (Passgenauigkeit): Entwickler neigen dazu, überdimensionierte Server-Instanzen zu buchen, um “auf der sicheren Seite” zu sein.Die Maßnahme: Nutzen Sie Analyse-Tools der Cloud-Provider (z.B. AWS Cost Explorer, Azure Cost Management), um Instanzen zu finden, deren CPU-Auslastung dauerhaft unter 20 % liegt.

  Der Effekt: Das Herabstufen auf eine kleinere Instanzgröße kann die Kosten pro Instanz um 50 % senken, ohne die Leistung spürbar zu beeinträchtigen.

• 2. Reserved Instances & Savings Plans: Wer Cloud-Kapazitäten “On-Demand” bucht, zahlt den Höchstpreis.Die Maßnahme: Verpflichten Sie sich für stabile Workloads (Dauerlasten, die immer laufen, z.B. Datenbanken) für 1 oder 3 Jahre im Voraus.

  Der Effekt: Im Gegenzug für diese Abnahmeverpflichtung (Commitment) gewähren Hyperscaler Rabatte von bis zu 72 % gegenüber dem On-Demand-Preis. Der Einkauf muss hier proaktiv auf die IT zugehen, um Planungssicherheit zu schaffen.

• 3. Spot Instances für volatile Lasten: Für Aufgaben, die zeitlich unkritisch sind oder unterbrochen werden dürfen (z.B. Batch-Processing, Test-Umgebungen), bieten Cloud-Provider ungenutzte Überkapazitäten an.Die Maßnahme: Instruieren Sie Ihre DevOps-Teams, für unkritische Prozesse sogenannte “Spot Instances” zu konfigurieren.

  Der Effekt: Diese Kapazitäten sind oft bis zu 90 % günstiger.

• 4. Tagging-Strategie (Verursachergerechtigkeit): Eine Cloud-Rechnung mit 50.000 Euro, die einfach pauschal von der IT bezahlt wird, bietet keinen Anreiz zum Sparen.Die Maßnahme: Führen Sie eine strikte “Tagging-Policy” ein. Jede Ressource in der Cloud muss mit Tags versehen sein (z.B. Abteilung: Marketing, Projekt: Website-Relaunch). Ressourcen ohne Tag werden nach einer Warnfrist gelöscht.

  Der Effekt: Kosten werden direkt den Kostenstellen der Fachabteilungen belastet (Chargeback/Showback). Sobald die Fachabteilung die Kosten im eigenen Budget spürt, beginnt die automatische Bedarfsoptimierung.

5. Achtung Falle: Die häufigsten Fehler im IT-Procurement

Vermeiden Sie diese klassischen Fehler, um Ihre Erfolge nicht zu gefährden:

“Im modernen IT-Einkauf gilt mehr denn je: Der Preis ist das, was man bezahlt – der Wert ist das, was man bekommt. Wer nur auf die Zahl unten rechts schaut, zahlt später oft das Doppelte für Integration und Wartung.”

• Fokus nur auf den Einmalpreis (Capex): Ein günstiger Drucker mit extrem teuren Tonerkartuschen ist keine Ersparnis. Achten Sie immer auf die Betriebskosten (Opex).
• Fehlende Ausstiegsklauseln: Schließen Sie niemals langfristige Cloud- oder Service-Verträge ohne definierte Ausstiegsszenarien und Preiserhöhungs-Obergrenzen (Price Cap) ab.
• Ignorieren der Fachabteilungen: Wenn der Einkauf am Bedarf der IT oder der Fachabteilung vorbei “billig” kauft, entsteht Frust und Schatten-IT. Binden Sie Stakeholder früh ein.

6. Fazit: Erfolgreiche Einkaufsoptimierung in IT & Telekommunikation

Die Einkaufsoptimierung in IT und Telekommunikation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Technologien ändern sich, Preise schwanken und der Bedarf im Unternehmen wandelt sich.

Wer den IT-Einkauf professionalisiert, schafft mehr als nur Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich. Er schafft Transparenz, Sicherheit und Freiräume für Innovationen. Der Einkauf wandelt sich vom reinen “Bestellbüro” zum strategischen Partner der Geschäftsführung.

7. FAQ zur Einkaufsoptimierung in IT und Telekommunikation

Wie viel Einsparpotenzial ist realistisch?

In den meisten mittelständischen Unternehmen liegt das Einsparpotenzial bei einer ersten gründlichen Analyse zwischen 15 % und 25 %. Besonders im Bereich Software-Lizenzen und Mobilfunk-Altverträgen sind oft schnelle Erfolge (“Quick Wins”) möglich.

Sollte man externe Berater für die IT-Optimierung hinzuziehen?

Das hängt von der internen Expertise ab. IT-Verträge (besonders bei Oracle, SAP oder Microsoft) sind extrem komplex. Ein spezialisierter Berater, der erfolgsabhängig bezahlt wird, kennt die Fallstricke und Benchmarks besser als ein generalistischer Einkäufer.

Was ist Schatten-IT und wie verhindere ich sie?

Schatten-IT bezeichnet Hard- oder Software, die von Fachbereichen ohne Wissen der IT-Abteilung beschafft wird. Sie verhindern dies nicht durch Verbote, sondern durch schnelle, einfache Beschaffungsprozesse seitens der IT (“Serviceorientierung”) und klare Richtlinien.

Wie oft sollten Telekommunikationsverträge geprüft werden?

Der Telekommunikationsmarkt ist sehr dynamisch. Eine jährliche Prüfung (Audit) der Rechnungen auf Fehler und inaktive Karten ist ratsam. Eine Neuverhandlung oder Ausschreibung sollte spätestens alle 24 Monate erfolgen.