Die Macht der Bündelung: Wie mittelständische Unternehmen durch Mengeneffekte sparen

Gerade für mittelständische Unternehmen und KMU ist die Optimierung von Kosten essenziell. Angesichts steigender Preise und des intensiven Wettbewerbs suchen viele nach effektiven Strategien, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Eine der wirkungsvollsten und strategisch wichtigsten Maßnahmen im Einkauf ist die Einkaufsbündelung, um Mengeneffekte zu nutzen und so signifikante Einsparungen zu erzielen.

Dieser Ratgeber erklärt Ihnen, was Mengeneffekte durch Bündelung bedeuten und wie Ihr Unternehmen diese Hebel erfolgreich im Einkauf anwenden kann.

Was ist Mengenbündelung im Einkauf?

Die Mengenbündelung ist eine strategische Maßnahme im Beschaffungsmanagement. Sie bedeutet, dass Sie Bedarfe für identische oder ähnliche Produkte und Dienstleistungen über verschiedene Abteilungen, Standorte oder sogar Unternehmensgruppen hinweg zusammenfassen.

Das Hauptziel ist es, ein größeres Einkaufsvolumen zu schaffen. Dieses erhöhte Volumen wird dann als Grundlage für Verhandlungen mit Lieferanten genutzt, um bessere Preise, Konditionen und Rabatte zu erzielen – die sogenannten Mengeneffekte oder Skaleneffekte.

Das Prinzip des Mengeneffekts

Ein Mengeneffekt tritt ein, wenn die Steigerung der Bestellmenge zu einer Senkung der durchschnittlichen Kosten pro Einheit führt. Für den Lieferanten bedeutet eine größere und stabilere Bestellung eine höhere Planungssicherheit und eine effizientere Auslastung seiner Kapazitäten. Diese Effizienzvorteile gibt er in Form von Mengenrabatten oder besseren Einkaufskonditionen an Sie weiter.

Die Vorteile der Einkaufsbündelung für den Mittelstand

Mittelständische Unternehmen können durch eine gezielte Bündelungsstrategie enorme Vorteile erzielen, die sonst nur Großkonzernen vorbehalten sind.

1. Signifikante Kostensenkung

Der offensichtlichste Vorteil sind die Kostenreduktionen. Durch die Bündelung können, je nach Warengruppe, Einsparungen von 3% bis 15% oder sogar mehr auf das gesamte Einkaufsvolumen erzielt werden. Dies wirkt sich direkt auf die Marge und damit auf den Unternehmenserfolg aus.

2. Stärkere Verhandlungsposition und bessere Konditionen

Eine größere Bestellmenge verschafft Ihnen eine deutlich stärkere Verhandlungsmacht. Sie können nicht nur bessere Mengenrabatte aushandeln, sondern auch langfristige Rahmenverträge mit stabilen Preisen, was in Zeiten von Preissteigerungen (wie bei Energie und Löhnen) ein großer Vorteil ist. Zudem können Sie Zahlungs- und Lieferbedingungen optimieren.

3. Effizienz und Prozessoptimierung

Weniger Lieferanten, weniger Bestellungen – das bedeutet geringere Verwaltungskosten. Die Standardisierung von Prozessen, die Konsolidierung von Lieferanten und der Abschluss von Rahmenverträgen vereinfachen den gesamten Beschaffungsprozess. Dadurch entlasten Sie Ihre Einkaufsabteilung von Routineaufgaben ($1.6$).

4. Gestärkte Lieferantenbeziehungen

Durch das Konzentrieren des Volumens auf wenige bevorzugte Lieferanten (Lieferantenkonsolidierung) entwickeln sich strategische Partnerschaften. Diese engen Beziehungen können zu höherer Liefertreue, besserer Qualität und sogar zur gemeinsamen Entwicklung von Innovationen führen.

5. Technologische Bündelung und Standardisierung

Über die reine Mengenaggregation hinaus kann die Bündelung zur Harmonisierung technischer Spezifikationen und zur Standardisierung von Zukaufteilen führen. Dies reduziert die Komplexität, vereinfacht die Lagerhaltung und kann zu zusätzlichen Einsparungen führen.

So setzen mittelständische Unternehmen die Bündelung erfolgreich um

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der sorgfältigen Planung und systematischen Umsetzung der Bündelungsstrategie.

Schritt 1: Bedarfsanalyse und Transparenz schaffen

Bevor Sie bündeln, müssen Sie wissen, was, wo, und zu welchen Konditionen eingekauft wird.

• Spend-Analyse (Spend Cube): Erstellen Sie eine einheitliche Datengrundlage, um das gesamte Einkaufsvolumen (Spend) nach Warengruppe, Lieferant und Abteilung transparent zu machen.
• Identifizierung der Bündelungspotenziale: Suchen Sie nach homogenen Bedarfen (z. B. Büromaterial, IT-Hardware, Flottenmanagement, Energie oder bestimmte Rohstoffe), die sich konsolidieren lassen.

Schritt 2: Strategische Bündelungsstrategie entwickeln

• Definition der Warengruppen: Legen Sie fest, welche Warengruppen den größten Hebel für Einsparungen bieten.
• Interne Abstimmung: Koordinieren Sie die Bedarfe zwischen den internen Abteilungen, um die Anforderungen zu standardisieren und auf gemeinsame Spezifikationen zu einigen.

Schritt 3: Umsetzung und Lieferantenauswahl

• Marktanalyse: Identifizieren Sie die besten Lieferanten für das gebündelte Volumen.
• Verhandlung von Rahmenverträgen: Schließen Sie langfristige Verträge ab, die die vereinbarten Mengenrabatte und Lieferkonditionen für die gesamte Unternehmensgruppe festlegen.

Schritt 4: Organisation und Etablierung von Strukturen

• Zentrale Steuerung: Schaffen Sie Strukturen wie eine Lead-Buyer-Organisation oder einen Zentraleinkauf, die für die Durchführung und Überwachung der gebündelten Einkäufe verantwortlich sind.
• Regelmäßiges Reporting: Etablieren Sie ein einheitliches Reporting, um die Einhaltung der Verträge und die erzielten Einsparungen transparent zu verfolgen.

FAQ – Mengeneffekte und Einkaufsbündelung

Was sind die größten Herausforderungen bei der Einkaufsbündelung im Mittelstand?

Die größten Hürden sind oft die mangelnde Transparenz über das tatsächliche Einkaufsvolumen (fehlende Spend-Daten), die mangelnde Akzeptanz in den dezentralen Abteilungen und der erhöhte Verwaltungsaufwand bei der Implementierung neuer zentraler Prozesse. Eine klare Kommunikation und der Nachweis des Einsparerfolgs sind hier entscheidend.

Ist Einkaufsbündelung auch für kleine KMU sinnvoll?

Absolut. Obwohl das Volumen kleiner ist, können auch kleine und mittlere Unternehmen Bündelungseffekte erzielen. Dies gelingt oft durch:

1. Kooperationen mit anderen, nicht-konkurrierenden Unternehmen (sogenanntes Coalition Procurement).
2. Die Konzentration auf wenige strategische Lieferanten.
3. Die Bündelung von C-Teilen (Büromaterial, Werkzeuge, Verbrauchsmaterialien), bei denen die Prozesskosten oft die größten Einsparpotenziale bieten.

Welche Einsparungen sind durch Mengenbündelung realistisch?

Erfahrungswerte zeigen, dass durch die reine Bündelung der Bedarfe in der Regel 3% bis 8% Einsparungen möglich sind. Werden zusätzlich technische Spezifikationen harmonisiert und Prozesse optimiert, können die Einsparungen in bestimmten Warengruppen sogar 10% bis 15% über das Gesamtvolumen hinausgehen.

Welche Warengruppen eignen sich am besten zur Bündelung?

Besonders geeignet sind sogenannte indirekte Bedarfe und strategische Rohstoffe mit hohem Volumen:

• Indirekter Einkauf (Non-Production Material): IT-Hardware und Software, Telekommunikation, Energie, Flottenmanagement, Bürobedarf, Logistikdienstleistungen.
• Direkter Einkauf (Production Material): Standardisierte Rohstoffe, Normteile, Verpackungsmaterialien oder einfache Zukaufteile.