Indirekten Einkauf optimieren: Strategien & Effizienz

Einsparungen und Effizienz: So gelingt die Optimierung des indirekten Einkaufs

Der indirekte Einkauf wird in vielen Unternehmen oft unterschätzt. Während die Beschaffung von Produktionsmaterialien (direkter Einkauf) im Fokus steht, verstecken sich im Einkauf von Gütern und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt einfließen, enorme Potenziale zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung. Eine strategische Optimierung ist entscheidend, um die oft dezentralen und intransparenten Prozesse in den Griff zu bekommen und so die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie Ihren indirekten Einkauf systematisch analysieren und durch gezielte Maßnahmen langfristig optimieren.

Was ist indirekter Einkauf und warum ist seine Optimierung wichtig?

Der indirekte Einkauf (auch indirekte Beschaffung genannt) umfasst alle Güter und Dienstleistungen, die zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs notwendig sind, aber nicht direkt in die Produktion des Endprodukts einfließen.

Beispiele für indirekten Einkauf:

• Büromaterialien und Büroeinrichtung
• IT-Hard- und Software
• Dienstleistungen (z. B. Marketing, Beratung, Wartung, Reparaturen)
• Verbrauchsmaterialien (z. B. Reinigungsmittel, Schutzkleidung)
• Mietwagen, Reisekosten
• Energie und Facility Management

Obwohl einzelne Bestellungen oft geringwertig sind, machen indirekte Materialien in der Summe nicht selten 20–30 % des gesamten Beschaffungsvolumens aus. Das größte Problem: Diese Einkäufe erfolgen häufig dezentral durch verschiedene Abteilungen, was zu einem Mangel an Transparenz und dem sogenannten „Maverick Buying“ (ungebundenes Kaufen außerhalb der vereinbarten Prozesse) führt. Das Ergebnis sind höhere Preise und ineffiziente Prozesse.

Die Optimierung des indirekten Einkaufs ist daher ein direkter Hebel zur Steigerung der Rentabilität.

Herausforderungen im indirekten Einkauf: Das sind die Bremsklötze

Bevor Sie mit der Optimierung beginnen, müssen Sie die typischen Schwachstellen identifizieren. Im indirekten Einkauf sind das meist:

1. Mangelnde Transparenz: Es fehlt der Überblick über die tatsächlichen Ausgaben (Spend Analysis), die genutzten Lieferanten und bestehende Verträge.
2. Dezentrale Beschaffung/Maverick Buying: Mitarbeiter bestellen eigenständig, ohne die Einkaufsabteilung einzubeziehen, was zu überhöhten Preisen führt.
3. Fehlende Standardisierung und Prozesse: Komplexe oder nicht vorhandene Freigabeprozesse und manuelle, repetitive Arbeitsschritte (z. B. bei der Rechnungsbearbeitung) treiben die Prozesskosten in die Höhe.
4. Zu viele Kleinstlieferanten: Eine unübersichtliche Lieferantenstruktur verringert die Verhandlungsmacht und erhöht den administrativen Aufwand.
5. Mangelnde Kapazitäten: Das Einkaufsteam ist oft mit operativen Routineaufgaben überlastet und hat keine Zeit für strategisches Handeln.

Strategien zur Optimierung des indirekten Einkaufs: Schritt für Schritt

Eine erfolgreiche Optimierung basiert auf zwei Säulen: der strategischen Bündelung von Bedarfen und der digitalen Automatisierung der Prozesse.

1. Transparenz schaffen: Die Spend Analysis

Der erste und wichtigste Schritt ist die vollständige Transparenz über alle Ausgaben.

• Datenerfassung und -analyse: Fassen Sie alle Ausgaben für indirekte Güter und Dienstleistungen in einer zentralen Datenbank zusammen.
• Kategorisierung: Ordnen Sie die Ausgaben klaren Warengruppen zu (z. B. IT, Fuhrpark, Beratung, Facility Management).
• Lieferanten-Consolidation: Identifizieren Sie, welche Lieferanten in welchen Warengruppen am häufigsten genutzt werden.

Ziel ist es, ein klares Bild darüber zu erhalten, was, wo und von wem gekauft wird. Nur so können Sie Einsparpotenziale identifizieren und Prioritäten setzen.

2. Strategische Maßnahmen: Bündelung und Konditionen

Nutzen Sie die gewonnene Transparenz, um Ihre Einkaufskonditionen zu verbessern und die Lieferantenbasis zu konsolidieren.

• Bündelung des Bedarfs: Fassen Sie Bestellungen über verschiedene Abteilungen hinweg zusammen. Ein größeres Einkaufsvolumen erhöht Ihre Verhandlungsmacht deutlich.
• Rahmenverträge: Schließen Sie langfristige Rahmenverträge mit wenigen, strategisch wichtigen Lieferanten ab. Fixieren Sie darin Mengenrabatte und optimierte Zahlungs- und Lieferkonditionen.
• Lieferantenmanagement: Bewerten Sie regelmäßig Ihre Lieferanten nach Leistung, Zuverlässigkeit und Preisen. Reduzieren Sie die Anzahl der Kleinstlieferanten (Lieferantenkonsolidierung).
• Category Management: Setzen Sie Experten für spezifische, komplexe Warengruppen (z. B. IT oder Marketing-Dienstleistungen) ein, um hier spezialisierte Beschaffungsstrategien zu entwickeln.

3. Prozessoptimierung und Digitalisierung: Der Schlüssel zur Effizienz

Die Prozesskosten im indirekten Einkauf sind oft höher als die Materialkosten selbst, da viele manuelle und fehleranfällige Schritte involviert sind. Hier setzt die Digitalisierung an:

• E-Procurement-Lösungen: Führen Sie eine E-Procurement-Plattform oder ein Einkaufssystem (oft in ERP-Systeme integriert) ein. Dies automatisiert und zentralisiert den gesamten Procure-to-Pay-Prozess (vom Bedarf bis zur Zahlung).
• Elektronische Kataloge: Stellen Sie den Mitarbeitern digitale Lieferantenkataloge mit freigegebenen Artikeln und vereinbarten Preisen zur Verfügung. Dies erleichtert die Bestellung, verhindert Maverick Buying und beschleunigt den Prozess.
• Automatisierte Freigabeworkflows: Definieren Sie klare, automatisierte Freigabeprozesse, die Bestellungen schnell und regelkonform durch das Unternehmen leiten.
• Robotic Process Automation (RPA): Nutzen Sie RPA für repetitive Aufgaben wie das Abgleichen von Rechnungen mit Bestellungen. Das senkt Fehlerquoten und verkürzt die Bearbeitungszeit.

4. Interne Richtlinien und Controlling

Auch die besten Systeme benötigen klare Regeln und eine ständige Überwachung.

• Einkaufsrichtlinien: Erstellen Sie klare, unternehmensweite Richtlinien für alle indirekten Beschaffungen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in deren Anwendung.
• Key Performance Indicators (KPIs): Messen Sie den Erfolg kontinuierlich. Wichtige Kennzahlen sind:
  • Maverick Buying Rate: Anteil der Bestellungen außerhalb der Freigabeprozesse.
  • Bearbeitungszeit pro Bestellung.
  • Anteil vom Einkauf verhandelter Verträge.
  • Anzahl indirekter Lieferanten.
• Reporting: Etablieren Sie ein regelmäßiges Reporting (Controlling), um Abweichungen schnell zu erkennen und Korrekturmaßnahmen einzuleiten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Optimierung des indirekten Einkaufs

Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Optimierung der indirekten Beschaffung.

Was ist der Unterschied zwischen direktem und indirektem Einkauf?

Der direkte Einkauf bezieht sich auf Güter und Materialien, die direkt in das Endprodukt einfließen und somit die Kernproduktion betreffen (z. B. Rohstoffe, Bauteile). Der indirekte Einkauf betrifft Güter und Dienstleistungen, die für den Betrieb des Unternehmens notwendig sind, aber nicht direkt zum fertigen Produkt werden (z. B. Büromaterial, IT-Ausrüstung, Reinigungsdienste).

Was bedeutet “Maverick Buying”?

Maverick Buying (auch „wildes Kaufen“ genannt) beschreibt den Vorgang, wenn Mitarbeiter außerhalb der festgelegten Einkaufsrichtlinien und -prozesse bestellen. Dies führt oft zu überhöhten Preisen, da vereinbarte Rabatte und Rahmenverträge ignoriert werden. Die Bekämpfung von Maverick Buying ist ein Hauptziel der Optimierung.

Wie kann man Einsparungen im indirekten Einkauf messen?

Der Erfolg der Optimierung wird typischerweise über Key Performance Indicators (KPIs) gemessen. Die wichtigsten sind:

1. Cost Savings (Kostenersparnis): Direkte Reduzierung der Einkaufspreise durch Verhandlungen und Bündelung.
2. Process Cost Reduction (Prozesskostenreduzierung): Senkung der Kosten pro Bestellvorgang durch Automatisierung und Digitalisierung.
3. Spend Under Management: Erhöhung des prozentualen Ausgabenvolumens, das durch die zentrale Einkaufsabteilung gesteuert wird (zur Reduzierung von Maverick Buying).

Welche Rolle spielt E-Procurement bei der Optimierung?

E-Procurement (elektronische Beschaffung) spielt eine zentrale Rolle. Es zentralisiert den Einkauf, automatisiert repetitive Schritte und standardisiert die Bestellprozesse. Durch die Nutzung elektronischer Kataloge und automatisierter Freigabeworkflows wird Maverick Buying verhindert und die Transparenz massiv erhöht, was die Basis für weitere Einsparungen schafft.

Fazit: Indirekter Einkauf als strategischer Erfolgsfaktor

Die Optimierung des indirekten Einkaufs ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Durch die Kombination von strategischer Bündelung, digitaler Automatisierung und klarem Controlling können Unternehmen signifikante Kostensenkungen erzielen und die Prozesseffizienz massiv steigern.

Lassen Sie Ihren indirekten Einkauf nicht länger im Schatten stehen. Die Transformation von einem operativen Kostenblock zu einem strategischen Wettbewerbsvorteil ist heute dank moderner digitaler Lösungen greifbarer denn je.

Sind Sie bereit, die verborgenen Potenziale in Ihrem indirekten Einkauf freizulegen?