Tail-Spend

“Tail-Spend” bezeichnet in der Unternehmenswelt einen Teil der Gesamtausgaben, der zwar aus vielen kleinen Transaktionen besteht, aber insgesamt nicht den größten Anteil des Budgets ausmacht. Konkret geht es um die letzten 20% der Ausgaben, die auf unregelmäßige, oft unstrukturierte und wenig überwachte Käufe entfallen. Diese Käufe betreffen meist kleinere Lieferanten oder ad-hoc-Bestellungen, die nicht standardisiert sind.

Trotz ihres vergleichsweise geringen Anteils am Gesamtbudget kann der Tail-Spend ineffizient und schwer zu kontrollieren sein. Da diese Ausgaben oft weniger Aufmerksamkeit bekommen und viele kleine Transaktionen umfassen, entstehen potenziell versteckte Kosten, wie zu hohe Preise, nicht genutzte Rabatte oder eine unnötig große Lieferantenauswahl.

Ein effizientes Tail-Spend-Management zielt darauf ab, diesen Bereich besser zu kontrollieren, Standardisierungen zu schaffen, Prozesse zu optimieren und möglicherweise den Lieferantenstamm zu konsolidieren. Dies kann zu Einsparungen und einer besseren Kostenkontrolle führen.

Was ist Tail-Spend?

Definition:
Tail-Spend bezieht sich auf die letzten 20% der Gesamtausgaben eines Unternehmens, die aus vielen kleinen, oft unregelmäßigen und weniger gut kontrollierten Transaktionen bestehen. Diese Käufe betreffen in der Regel:

1. Kleinere Lieferanten
   – Unternehmen tätigen eine Vielzahl von Bestellungen bei weniger wichtigen oder kleineren Lieferanten.
2. Ad-hoc-Bestellungen
   – Diese Käufe sind oft ungeplant und nicht Bestandteil eines standardisierten Einkaufsprozesses.
3. Unstrukturierte Ausgaben
   – Die Käufe sind oft nicht gut dokumentiert oder überwacht und es gibt wenig strategische Planung dahinter.

Typische Merkmale des Tail-Spends:

1. Hohe Transaktionsanzahl, geringer Wert
   – Viele kleine Transaktionen, die in ihrer Summe nur einen kleinen Teil des Gesamtbudgets ausmachen.
2. Weniger Transparenz und Kontrolle
   – Geringere Aufmerksamkeit im Vergleich zu großen, strategischen Beschaffungen.
3. Vielfältige Lieferanten
   – Oft wird mit einer Vielzahl an Lieferanten gearbeitet, was die Verwaltung erschwert.
4. Fehlende Standardisierung
   – Bestellungen können ohne einheitliche Prozesse oder Rahmenverträge getätigt werden.

Herausforderungen im Tail-Spend:

1. Versteckte Kosten
   – Durch das Fehlen von Standardisierung und Kontrolle können höhere Preise, verpasste Rabatte oder unnötige Transaktionskosten entstehen.
2. Komplexe Verwaltung
   – Viele Lieferanten und unregelmäßige Käufe machen die Verwaltung aufwändig.
3. Geringe Verhandlungsmacht
   – Für kleinere, unregelmäßige Bestellungen wird oft keine ausreichende Verhandlungsmacht genutzt, um bessere Konditionen zu erzielen.

Potenziale und Lösungen im Tail-Spend-Management:

1. Konsolidierung von Lieferanten
   – Die Auswahl an Lieferanten verringern und Rahmenverträge mit strategischen Partnern abschließen, um bessere Konditionen zu erhalten.
2. Automatisierung und Digitalisierung
   – Durch den Einsatz von digitalen Tools und Automatisierung kann die Effizienz erhöht und Transparenz geschaffen werden.
3. Strategisches Sourcing
   – Auch kleine Ausgaben können durch gezielte Verhandlungen und strategische Planung optimiert werden.
4. Überwachung und Analyse
   – Durch regelmäßige Überprüfung der Ausgaben können Einsparpotenziale erkannt und umgesetzt werden.

Mit einem gut durchdachten Tail-Spend-Management lassen sich also Effizienzgewinne und Kostenersparnisse erzielen, obwohl es sich nur um einen kleinen Teil der Gesamtausgaben handelt.